SMS pro školy: jak rychle informovat rodiče o změnách, akcích a platbách

Škola má na komunikaci s rodiči obvykle elektronickou žákovskou, e-mail a web. Na běžné informace to stačí. Jenže když v sedm ráno praskne topení a škola zůstane zavřená, potřebujete, aby se to rodiče dozvěděli hned, ne až otevřou aplikaci. Na tohle je SMS: přijde na každý telefon, bez aplikace a bez internetu, a upozorní hned, jak dorazí.

V článku najdete, kdy SMS rodičům dává smysl, vzorové texty, jak si rozdělit kontakty podle tříd, kolik to stojí a co ohlídat kvůli ochraně osobních údajů.

Kdy SMS a kdy stačí žákovská

SMS nenahrazuje elektronickou žákovskou ani e-mail. Hodí se tam, kde jde o čas nebo kde je informace tak důležitá, že ji nesmí nikdo přehlédnout:

• Mimořádné uzavření školy nebo výpadek (topení, voda, elektřina, nemoc učitelů).
• Změna rozvrhu na poslední chvíli: odpadlá výuka, dřívější konec, náhradní program.
• Změna u akce: posunutý odjezd autobusu na výlet, zrušená exkurze.
• Připomínka termínu: třídní schůzky, zápis, fotografování, den otevřených dveří.
• Platby: blížící se splatnost školného, kroužku nebo obědů.

Pozvánky, výsledky soutěží nebo školní časopis nechte na žákovské a webu. Když budou SMS chodit kvůli všemu, rodiče je začnou přehlížet.

Vzorové texty

SMS bez diakritiky pojme 160 znaků. S háčky a čárkami jen 70, takže stejný text by se rozdělil do tří zpráv a stál by trojnásobek. Délku si ověříte v kalkulačce délky SMS.

Uzavření školy:

ZS Lipova: Dnes 27.10. je skola z technickych duvodu uzavrena, vyuka ani druzina neprobihaji. Obedy jsou odhlaseny. Dalsi info na zslipova.cz

Odpadlá výuka:

ZS Lipova: Trida 4.B dnes konci po 4. hodine (11:40), odpoledni vyuka odpada. Druzina funguje bezne. Dekujeme za pochopeni.

Změna u výletu:

ZS Lipova: Odjezd vyletu tridy 7.A se posouva na 7:30 (puvodne 7:00), sraz u skoly. Navrat beze zmeny kolem 16:00.

Připomínka třídních schůzek:

ZS Lipova: Pripominame tridni schuzky ve ctvrtek 6.11. od 17:00 ve tridach. Pokud nemuzete prijit, domluvte si prosim jiny termin s tridnim ucitelem.

Platba:

ZS Lipova: Platba za krouzky na 2. pololeti (900 Kc) je splatna do 15.1. Platebni udaje najdete v zakovske. Pokud uz mate zaplaceno, zpravu ignorujte.

Na začátek zprávy dejte jméno školy, i když posíláte z vlastního jména odesílatele (viz níže). Rodič tak hned ví, od koho zpráva je, i když ji vidí jen v náhledu.

Kontakty rozdělte podle tříd

Většina zpráv se týká jen jedné třídy nebo ročníku. Proto si kontakty rodičů neukládejte jako jeden velký seznam, ale do skupin podle tříd (1.A, 1.B…). Pak pošlete zprávu jen 4.B a ostatní rodiče neobtěžujete.

Postup je stejný jako u jakéhokoli importu z tabulky:

1. Vyexportujte si ze školního systému seznam žáků s telefonem zákonného zástupce do Excelu.
2. Přidejte sloupec se třídou, ten pak poslouží jako skupina.
3. Uložte jako CSV a naimportujte do dashboardu.

Podrobný návod včetně formátu telefonních čísel najdete v článku Hromadné SMS z Excelu a CSV. Pokud chcete rodiče oslovit jménem dítěte („Vas syn Petr…“), pomůže personalizace přes proměnné.

Zprávu můžete poslat hned, nebo ji naplánovat: třeba připomínku schůzek na den předem v 16:00, kdy už jsou rodiče z práce.

Jméno školy jako odesílatel

Místo náhodného čísla může SMS přijít od „ZS-Lipova“. Rodič ji tak pozná na první pohled a nebude ji považovat za podvod. Jméno odesílatele (Sender ID) má v Česku 3 až 11 znaků bez diakritiky, mezeru nahradíte pomlčkou. Musí ho schválit všichni tři operátoři, což trvá zhruba 3 týdny, takže o něj požádejte včas. U TopSMS stojí 500 Kč jednorázově, bez měsíčních poplatků. Víc v článku Sender ID v Česku: jak ho schválit.

Jednu věc je potřeba vědět předem: na SMS se jménem odesílatele nejde odpovědět. Pokud chcete, aby se rodiče ozvali (omluvenka, potvrzení účasti), napište do zprávy telefon nebo odkaz na formulář. Proč to tak je a jaké jsou možnosti, vysvětlujeme v článku Lze na firemní SMS odpovědět?

Kolik to stojí

Platíte jen odeslané SMS, bez paušálu: do Česka a na Slovensko 0,88–0,98 Kč za zprávu podle měsíčního objemu. Kredit nepropadá, takže nevadí, když škola v létě nic neposílá.

Příklad: škola se 400 žáky pošle jednu zprávu všem rodičům. Při ceně 0,98 Kč za SMS to vyjde na zhruba 392 Kč. Zpráva jen pro jednu třídu s 25 žáky stojí kolem 25 Kč. Aktuální ceny jsou v ceníku.

Ochrana osobních údajů

Telefonní číslo rodiče je osobní údaj, takže pár zásad:

• Používejte čísla jen k tomu, k čemu je škola má, tedy ke komunikaci o škole a dítěti. Reklama partnerů školy do SMS nepatří.
• Informace o provozu školy nejsou obchodní sdělení, takže pro ně nepotřebujete marketingový souhlas jako e-shop pro kampaně.
• S poskytovatelem SMS uzavřete zpracovatelskou smlouvu. U TopSMS je zpracovatelská smlouva součástí podmínek.
• Mažte čísla rodičů, jejichž děti už školu opustily, třeba vždy po skončení školního roku.

Veřejné školy mají povinně pověřence pro ochranu osobních údajů. Pokud si nejste jistí, jak to máte nastavené, poraďte se s ním.

Shrnutí

• SMS posílejte jen tam, kde jde o čas nebo o důležitou změnu. Běžné informace nechte na žákovské.
• Pište bez diakritiky a se jménem školy na začátku.
• Kontakty rozdělte do skupin podle tříd, ať nepíšete zbytečně všem.
• O jméno odesílatele požádejte s předstihem, schválení trvá zhruba 3 týdny.
• Rodiče na SMS neodpoví, takže do zprávy dejte telefon nebo odkaz.

Co dál

• SMS pro vzdělávání: přehled možností pro školy a kurzy
• Hromadné SMS: skupiny kontaktů, personalizace a plánované odeslání
• Vlastní Sender ID: jméno školy místo čísla za jednorázových 500 Kč
• Kalkulačka délky SMS: kolik znaků a částí má vaše zpráva
• Registrace zdarma: 10 SMS na vyzkoušení, bez platební karty