SMS upomínky z Fakturoidu a iDokladu: nastavení za 10 minut

Faktura po splatnosti se ve Fakturoidu i v iDokladu upomíná e-mailem, a to funguje jen do chvíle, kdy e-mail zapadne. SMS se přečte během minut. Od září 2026 nemusíte na SMS upomínky nic programovat: Fakturoid nebo iDoklad připojíte k TopSMS, nastavíte, kolikátý den po splatnosti se má upomínat, a zbytek běží sám. Tenhle návod projde celé nastavení včetně toho, co si ohlídat, než pošlete první ostrou upomínku.

Co budete potřebovat

• Účet TopSMS s kreditem. Registrace je zdarma, nový účet má 10 SMS na vyzkoušení.
• Účet ve Fakturoidu nebo v iDokladu s právem vytvářet API přístup (majitel účtu nebo správce).
• Telefonní čísla odběratelů na jejich kartách. Bez čísla se upomínka neodešle a v náhledu uvidíte, komu chybí.

Krok 1: přístupové údaje ve fakturačním systému

Propojení používá takzvané Client ID a Client Secret. Jsou to dva řetězce, které vygenerujete ve svém fakturačním systému a které TopSMS opravňují číst faktury po splatnosti a telefon odběratele, nic víc. Údaje ukládáme šifrovaně a kdykoli je můžete v systému zneplatnit.

Systém	Kde údaje najdete
Fakturoid	Nastavení → Uživatelský účet → sekce Client ID a Client Secret, tlačítko pro vygenerování nových údajů
iDoklad	Nastavení → API → Client ID a Client Secret

Secret se zobrazuje jen jednou, zkopírujte si ho rovnou.

Krok 2: připojení v TopSMS

V dashboardu otevřete Upomínky faktur, vyberte Fakturoid nebo iDoklad, vložte obě hodnoty a klikněte na Připojit. TopSMS se hned ověří živým dotazem a zobrazí název vaší firmy (agendy). Pokud se ověření nezdaří, uvidíte důvod, nejčastěji je to překlep v Secretu nebo údaje z jiného účtu.

Fakturoid nabízí i přihlášení bez kopírování klíčů, tlačítkem přímo ve Fakturoidu. To připravujeme, do té doby použijte údaje z uživatelského účtu.

Krok 3: pravidla upomínání

Výchozí nastavení odpovídá tomu, co doporučujeme v článku o SMS upomínkách plateb, a všechno jde změnit:

Nastavení	Výchozí hodnota	K čemu je
Dny po splatnosti	3, 10, 21	Každé číslo je jedna upomínka. Faktura dostane nejvýš tolik SMS, kolik je tu čísel
Text zprávy	viz níže	Proměnné se doplní z faktury
Odesílatel	TopSMS	Po schválení Sender ID název vaší firmy
Neupomínat pod částku	0 Kč	Drobné faktury můžete vynechat
Hodiny	9 až 17	Mimo okno se nic neposílá
Jen v pracovní dny	zapnuto	Upomínka v sobotu ráno nikoho nepotěší
Bez diakritiky	zapnuto	160 znaků na jednu SMS místo 70

Dvě pojistky navíc, které měnit nejde: na jednu fakturu odejde nejvýš jedna SMS za tři dny, i kdyby najednou dosáhla několika stupňů, a zaplacené, stornované a nedobytné faktury se přeskočí, protože se stav faktury načítá znovu před každým odesláním.

Krok 4: text upomínky

Výchozí text:

{my}: faktura {cislo} na {castka} je {dni} dni po splatnosti
(splatnost {splatnost}). Prosime o uhradu. {odkaz}

Proměnné, které můžete použít:

• {cislo} číslo faktury, {castka} kolik zbývá uhradit včetně měny, {castka_celkem} celková částka
• {splatnost} datum splatnosti, {dni} počet dní po splatnosti, {vs} variabilní symbol
• {odkaz} zkrácený odkaz na fakturu s QR platbou (Fakturoid), {firma} název odběratele, {my} název vaší firmy z nastavení účtu

U Fakturoidu doporučujeme {odkaz} nechat: odběratel klikne, uvidí fakturu i QR kód a zaplatí z telefonu. U iDokladu odkaz na fakturu k dispozici není, místo něj se hodí variabilní symbol a číslo účtu v textu.

Pod textem vidíte ukázku s vyplněnými hodnotami a počet SMS. Držte se jedné SMS, druhá část je druhá platba.

Krok 5: náhled, teprve potom ostrý provoz

Tlačítko Náhled faktur po splatnosti načte aktuální faktury a ke každé napíše, co by se stalo: „odeslat upomínku 1", „upomínka 2 už odeslána", „u odběratele chybí telefon", „částka pod limitem". Nic neodejde. Projděte si hlavně:

• Faktury bez telefonu. Doplňte číslo na kartu odběratele ve fakturačním systému, při dalším běhu se chytí.
• Formát čísel. Nejlépe mezinárodní tvar, tedy +420 nebo +421. Česká devítimístná čísla bez předvolby se doplní automaticky.
• Staré pohledávky. Faktura 90 dní po splatnosti dostane rovnou nejvyšší stupeň, ne tři SMS za sebou. Pokud takové faktury upomínat nechcete, nastavte u nich ve fakturačním systému stav nedobytná nebo je stornujte.

Když náhled vypadá dobře, buď klikněte Odeslat upomínky teď, nebo nechte zapnutou automatiku. Ta běží každou hodinu ve zvoleném okně a v historii vidíte každou odeslanou SMS včetně stavu doručení.

Kolik to stojí

Propojení je zdarma, platíte jen odeslané SMS z kreditu, do ČR a SK od 0,88 Kč. Faktura, která projde všemi třemi stupni, vás stojí zhruba 3 Kč. Většina se zaplatí po první upomínce, takže reálný průměr je nižší. Ceny jsou v ceníku, kredit nepropadá.

Je to v pořádku podle GDPR?

Ano. Upomínka vlastní faktury je plnění smlouvy, ne marketing, takže nepotřebujete marketingový souhlas ani odhlašovací odkaz. Telefon máte od odběratele v rámci obchodního vztahu a používáte ho k účelu, ke kterému patří. Do upomínky jen nepřidávejte reklamu. Podrobněji v GDPR checklistu pro SMS. Zpracování dat mezi vámi a TopSMS pokrývá zpracovatelská smlouva.

Časté otázky

Odběratel zaplatil hodinu po odeslání upomínky, dostane další? Ne. Před každým odesláním se faktura načte znovu a zaplacená se přeskočí. Stav se bere z Fakturoidu nebo iDokladu, takže záleží na tom, kdy platbu spárujete.

Můžu upomínat i před splatností? Zatím ne, propojení řeší faktury po splatnosti. Připomínku před splatností pošlete přes kampaň s proměnnými z exportu faktur.

Mám jiný fakturační systém. Napište na info@topsms.cz, další systémy přidáváme podle zájmu. Do té doby funguje napojení přes REST API.

Uvidím upomínku ve Fakturoidu nebo iDokladu? Zatím ne, historie je v dashboardu TopSMS. Zápis poznámky k faktuře zvažujeme.

Shrnutí

• Ve Fakturoidu nebo iDokladu vygenerujte Client ID a Client Secret, v TopSMS je vložte v sekci Upomínky faktur.
• Nastavte dny po splatnosti (výchozí 3, 10, 21), text a odesílatele.
• Spusťte náhled, doplňte chybějící telefony, teprve potom zapněte automatiku.
• Zaplacené faktury se upomínat přestanou samy, na jednu fakturu odejde nejvýš jedna SMS za tři dny.
• Platíte jen odeslané SMS, zhruba 3 Kč na fakturu, která projde všemi stupni.

Detail funkce je na stránce SMS upomínky faktur. Vyzkoušejte to zdarma, první náhled uvidíte do deseti minut od registrace.